أساسيات الخروج والدفع
يبدأ الخروج بعد تأكيد البنود المستحقة؛ ولا ينشئ فتح الصفحة فاتورة أو دفعة.
التسلسل المبسط
- راجع الخدمات المقترحة وأكّد كل رسم صحيح.
- احفظ مسودة الفاتورة أو راجع المسودة المحفوظة.
- أصدر الفاتورة بعد التأكد من البنود والإجمالي.
- سجل دفعة كاملة أو جزئية.
- راجع الإيصال الذي أكده الخادم.
فرّق بين المصطلحات
- تقدير التكلفة: مبلغ متوقع قبل العلاج أو أثناء التخطيط.
- البند المستحق: خدمة محفوظة وقابلة للفوترة.
- الفاتورة: طلب دفع رسمي بعد إصدار المسودة.
- الدفعة: مبلغ تم استلامه وحفظه فعلياً.
- الاسترداد أو الإلغاء المالي: تصحيح يحتاج صلاحية وسبباً ويحفظ الأصل.
من الزيارة المكتملة
قد تفتح الزيارة المكتملة صفحة الخروج مع سياق المريض والزيارة نفسها. هذا الانتقال لا ينشئ بنداً أو فاتورة أو دفعة أو إيصالاً أو موعداً أو رسالة. تظهر الإجراءات المكتملة على أنها بنود مقترحة فقط عندما توجد مطابقة صريحة مع خدمة مهيأة. يجب على المستخدم المخول إضافة البند إلى الحساب، ثم تأكيد الرسم المعلق قبل إدخاله في الفاتورة.
إذا لم توجد مطابقة خدمة، يعرض سينا نقص الإعداد ولا يخمّن خدمة أو سعراً. يمكن استبعاد البند أو طلب إعداد المطابقة من المدير.
المسودة والإصدار والدفع
- راجع كل خدمة مقترحة واستخدم تأكيد الرسم للبنود الصحيحة.
- استخدم حفظ كمسودة لحفظ البنود التي تمت مراجعتها من دون بدء التحصيل. تظهر المسودة المحفوظة عند فتح حساب المريض مرة أخرى.
- إذا أكدت رسوماً جديدة فأضفها إلى المسودة واحفظ تحديثها قبل الإصدار.
- استخدم إصدار الفاتورة فقط بعد مراجعة الوصف والكمية والسعر والإجمالي؛ وعندها يخصص الخادم رقم الفاتورة الرسمي.
- اختر طريقة دفع مفعلة من منضدة التحصيل وأدخل مبلغاً لا يتجاوز المتبقي. تبقى الفاتورة مفتوحة عند الدفعة الجزئية لتحصيل الباقي لاحقاً.
- انتظر ظهور تم تسجيل الدفعة ورقم الإيصال قبل الطباعة أو تسجيل دفعة أخرى؛ فلا يظهر الإيصال إلا بعد تأكيد الخادم.
- راجع الرصيد المتبقي والسجلات المحفوظة ضمن السجل المالي للمريض.
لا تحمل المسودة رقماً عاماً للفواتير. عند الإصدار يخصص الخادم الرقم الرسمي ويحفظ وصف البنود وأسعارها التاريخية. لا يؤدي تغيير سعر الخدمة لاحقاً إلى تغيير فاتورة صادرة. تُحفظ الأموال بوحدات العملة الصغرى وتُرفض العملات المختلطة داخل العملية المالية الواحدة.
يمكن تسجيل أكثر من دفعة حتى قيمة الرصيد المستحق. يمنع النظام الإرسال المكرر أثناء انتظار الطلب، وتستخدم إعادة المحاولة هوية الطلب نفسها حتى لا تتكرر الدفعة.
لا يؤدي إدخال مبلغ أو تغيير طريقة الدفع وحده إلى إنشاء سجل مالي. إذا كانت نتيجة الدفع غير مؤكدة فأعد محاولة الإجراء نفسه بدلاً من إدخال دفعة ثانية.
التصحيح والاسترداد
يمكن للمخول إلغاء فاتورة صادرة غير مدفوعة مع إدخال سبب. يحتفظ الاسترداد بالدفعة الأصلية ويضيف تصحيحاً مسبباً؛ ولا يمسح التاريخ. تظهر الفواتير والدفعات والاستردادات والإيصالات والرصيد في سجل مالي خاص بالمريض ومحدود الصلاحيات.
المغادرة
الخروج من الصفحة أو تسجيل مغادرة المريض لا يصنع سجلاً مالياً. يبقى الرصيد المستحق ظاهراً للمتابعة المصرح بها. لا تسجل الملاحظات السريرية في صفحات الفوترة؛ استخدم ملف المريض أو الزيارة السنية أو خطة العلاج.